Sähköposti omalla domainilla – näin saat yrityksellesi oman osoitteen
Sähköposti omalla domainilla, kuten etunimi@yritys.fi, näyttää asiakkaan silmissä luotettavammalta kuin gmail- tai hotmail-osoite, ja se pysyy sinulla, vaikka vaihtaisit palveluntarjoajaa. Tarvitset siihen domainin ja sähköpostipalvelun. Kerromme vaihtoehdot ja tarvittavat asetukset.
Mitä tarvitset?
- Oma domain. Jos sinulla ei vielä ole domainia, tarkista vapaat domainit ja osta domain.
- Sähköpostipalvelu, jossa postilaatikot sijaitsevat. Vaihtoehdot on esitelty alla.
- DNS-asetukset, jotka ohjaavat domainin sähköpostit oikeaan palveluun.
Vaihtoehto 1: sähköposti webhotellin mukana
Lähes kaikissa suomalaisissa webhotelleissa on mukana sähköpostilaatikoita. Jos tarvitset myös kotisivut, tämä on yleensä edullisin ja helpoin tapa: domain, kotisivut ja sähköposti ovat samassa paketissa, ja asetukset tehdään puolestasi.
- Plussat: edullinen, kaikki samassa paikassa, suomenkielinen tuki.
- Miinukset: kalenteri- ja tiimiominaisuudet ovat suppeampia kuin toimisto-ohjelmistoissa.
Kumppanilinkki: Domainapuri voi saada välityspalkkion, jos ostat palvelun linkin kautta. Se ei nosta hintaasi.
Vaihtoehto 2: Microsoft 365 tai Google Workspace
Jos yrityksessä käytetään Outlookia, Teamsia tai Googlen työkaluja, sähköposti kannattaa ottaa samasta palvelusta. Molemmat maksavat muutamia euroja käyttäjää kohden kuukaudessa, ja niihin kuuluu kalenteri, pilvitallennus ja toimisto-ohjelmat.
- Plussat: laajat ominaisuudet, hyvä roskapostisuodatus, sopii tiimeille.
- Miinukset: hinta kasvaa käyttäjämäärän mukana, ja käyttöönotto vaatii DNS-muutoksia.
Vaihtoehto 3: erillinen sähköpostipalvelu
Pelkkään sähköpostiin keskittyvät palvelut, kuten Proton Mail tai Zoho Mail, sopivat, jos haluat esimerkiksi vahvan tietosuojan tai edullisen ratkaisun ilman webhotellia. Ne toimivat omalla domainilla samalla tavalla MX-tietueiden avulla.
Tarvittavat DNS-asetukset
Sähköpostipalvelu kertoo tarkat arvot, jotka lisäät domainin DNS-asetuksiin. Tyypillisesti tarvitset:
| Tietue | Mitä se tekee? |
|---|---|
| MX | Kertoo, mille palvelimelle domainin sähköpostit toimitetaan. |
| SPF (TXT) | Luettelee palvelimet, joilla on lupa lähettää postia domainisi nimissä. |
| DKIM (TXT tai CNAME) | Allekirjoittaa lähtevät viestit, jotta vastaanottaja voi todentaa ne. |
| DMARC (TXT) | Kertoo, mitä vastaanottajan tulee tehdä viesteille, jotka eivät läpäise SPF- ja DKIM-tarkistusta. |
Jos ostat domainin ja sähköpostin samasta webhotellista, nämä asetukset ovat yleensä valmiina. Kun yhdistät eri palveluita, tee muutokset huolellisesti ja testaa lähettämällä viesti esimerkiksi Gmail-osoitteeseen. Tarkista myös, ettei viesti päädy roskapostiin.
Vinkit yrityksen sähköpostiosoitteisiin
- Käytä selkeitä yleisosoitteita, kuten info@, myynti@ tai asiakaspalvelu@, ja henkilökohtaisia muotoa etunimi.sukunimi@.
- Valitse lyhyt domain: pitkä osoite on hankala sanella puhelimessa.
- Ohjaa kaikki tärkeät yleisosoitteet vähintään kahdelle henkilölle, ettei posti jää lukematta lomilla.
- Muista uusia domain ajoissa. Jos domain vanhenee, myös sähköposti lakkaa toimimasta.
Lue myös domain ja webhotelli: samasta paikasta vai erikseen.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko sähköpostia varten webhotellin?
Ei välttämättä. Sähköpostin voi hankkia myös erillisestä sähköpostipalvelusta, kuten Microsoft 365:stä tai Google Workspacesta. Jos tarvitset kuitenkin myös kotisivut, webhotelli, jossa sähköposti on mukana, on usein edullisin vaihtoehto.
Voiko sähköpostin ja kotisivut pitää eri palveluissa?
Voi. MX-tietueet ohjaavat sähköpostit yhteen palveluun ja A- tai CNAME-tietueet kotisivut toiseen. Molempia hallitaan domainin DNS-asetuksista.
Mitä ovat SPF, DKIM ja DMARC?
Ne ovat DNS-tietueita, jotka todistavat vastaanottajalle, että viesti on oikeasti lähtenyt sinun domainistasi. Ilman niitä viestit päätyvät helposti roskapostiin, ja suuret sähköpostipalvelut vaativat niitä nykyään.
Voiko Gmailia käyttää omalla domainilla?
Voi, Google Workspacen kautta, joka on maksullinen. Ilmaisen Gmail-tilin kautta voi lähettää viestejä oman domainin osoitteesta, mutta se vaatii erillisen lähtevän postin palvelimen eikä ole yhtä luotettava ratkaisu.
Etsi vapaa domain muutamassa sekunnissa
Kuvaile liikeideasi, niin Domainapuri ehdottaa sopivia nimiä ja tarkistaa, ovatko ne vapaita .fi- ja .com-domaineina. Jos nimi on jo mielessä, tarkista sen saatavuus suoraan.